Um die Dokumentenablage und -archivierung zu verbessern, wurde in den Liechtensteiner Gemeinden vor einigen Jahren das Dokumenten Management System ELO Digital Office eingeführt. Dieses Produkt hat sich als leistungsfähig erwiesen und erfüllt alle Anforderungen an eine moderne und effiziente Verwaltung von Dokumenten. Um den anstehenden digitalen Herausforderungen gerecht zu werden, haben die Liechtensteiner Gemeinden einstimmig beschlossen, im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung einen neuen ELO-Partner für die nächsten fünf Jahre zu evaluieren der sicherstellen soll, dass alle Gemeinden von optimalen Dienstleistungen profitieren.
Die Ausschreibung für diese Dienstleistung erfolgte von 1. Dezember 2023 bis 29. Januar 2024. Mehrere Unternehmen haben Interesse gezeigt und ihre Angebote fristgerecht und vollständig eingereicht. Nach der Offertöffnung fand eine Bereinigung mit der Ergänzung von Lizenz- und Wartungskosten, Supportkosten und einem Dienstleistungspool statt, damit die Angebote miteinander vergleichbar waren. In einem nächsten Schritt präsentierten die Anbieter ihre Konzepte, die im Anschluss laut definiertem Bewertungsschema vom Projektteam beurteilt wurden.
Im Ergebnis der Evaluation waren es folgende Gründe, die für die Zuschlagsempfängerin Optive AG, Wängi (CH) sprachen:
- Angebotspreis
- Leistungsfähigkeit und Funktionalität
- Abdeckung der technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungskriterien
- Erfüllung der Zusatzentwicklungen
- Ausgezeichnete Bewertung der anbieterbezogenen Zuschlagskriterien
- Gute Referenzen und ein qualifizierter Mitarbeiterpool
- Formal und inhaltlich sehr gute Präsentation
Auf Basis des Evaluationsberichtes erteilten die Gemeinderäte aller elf Liechtensteiner Gemeinden die Zustimmung, mit der Optive AG neue Verträge für die künftige Zusammenarbeit abzuschiessen.